専任媒介・専属専任の業務報告の頻度と、期日を漏らさない管理方法
売主様と専任媒介契約・専属専任媒介契約を結んだら、宅地建物取引業法で決められた頻度で業務の処理状況を報告しなければなりません。頻度は専任媒介が2週間に1回以上、専属専任媒介が1週間に1回以上です。担当する物件が増えると、この期日が担当者の記憶だけでは追いきれなくなります。この記事では、法律で決まっていることを整理したうえで、期日を漏らさない管理の方法を紹介します。
結論：業務報告の頻度は「2週間に1回以上」「1週間に1回以上」
宅地建物取引業法 第34条の2 第9項は、専任媒介契約を結んだ宅地建物取引業者に、依頼者（売主様）への業務の処理状況の報告を義務づけています。
| 媒介契約の種類 | 業務の処理状況の報告 |
|---|---|
| 専属専任媒介契約 | 1週間に1回以上 |
| 専任媒介契約 | 2週間に1回以上 |
| 一般媒介契約 | この定期報告の義務はない |
あわせて、どの種類の媒介契約でも、物件の売買の申込みがあったときは、遅滞なく依頼者に報告しなければなりません（同条 第8項）。購入申込み（買付）を受けたら、定期報告の日を待たずに知らせる必要があります。
また、これらの規定に反する特約は無効です（同条 第10項）。「報告は月1回でよい」と売主様と合意しても、法律の頻度を下回ることはできません。
3種類の媒介契約で、管理する期日が違う
業務報告のほかにも、媒介契約の種類によって守るべき期日が変わります。契約を受けたときに、どの期日が発生するのかを一覧で押さえておくと管理しやすくなります。
| 項目 | 一般媒介 | 専任媒介 | 専属専任媒介 |
|---|---|---|---|
| 他の業者への重ねての依頼 | できる | できない | できない |
| 売主様が自分で見つけた相手との契約 | できる | できる | できない |
| 契約の有効期間 | 法律に3か月の上限の定めはない | 3か月以内 | 3か月以内 |
| 指定流通機構（レインズ）への登録 | 義務はない | 契約から7日以内 | 契約から5日以内 |
| 業務の処理状況の報告 | 義務はない | 2週間に1回以上 | 1週間に1回以上 |
| 購入の申込みの報告 | 遅滞なく（すべての媒介契約） | ||
- 有効期間：専任媒介契約（専属専任を含む）の有効期間は3か月を超えられず、長く定めても3か月になります。更新は依頼者の申出によって行い、更新後の期間も3か月が上限です（同条 第3項・第4項）。
- レインズへの登録：専任媒介は契約の締結の日から7日、専属専任媒介は5日以内に登録します。この日数には休業日を数えません（宅地建物取引業法施行規則 第15条の10）。登録したら、登録を証する書面を遅滞なく売主様に渡します（同条 第6項）。
ポイント：レインズ登録の日数は「休業日を数えない」と規則に書かれていますが、業務報告の「1週間」「2週間」には同じような定めがありません。定休日をはさむ週でも、報告の間隔が空きすぎないように予定を組んでおくのが安全です。
業務報告が漏れる、よくある原因
業務報告の漏れは、担当者の怠慢よりも仕組みの穴から起きることがほとんどです。
- 期日が担当者の手帳や頭の中にしかない：物件が10件を超えると、どれをいつ報告したかが追えなくなります。
- 反響がない週に後回しになる：「報告することがない」週ほど連絡が遅れがちです。動きがないことも報告の中身です。
- 更新や担当交代のときに予定が引き継がれない：契約を更新したのに報告の予定を引き直していない、担当が変わって前任者の予定が消えた、という漏れが起きます。
- 休みや繁忙期に重なる：連休や決算期に期日が重なると、まとめて遅れます。
- 管理者が状況を見られない：誰がどの物件の報告を済ませたかを上司が確かめる手段がなく、漏れに気づくのが売主様からの問い合わせ、ということになりがちです。
期日を漏らさない管理方法：媒介契約の台帳を作る
まずは、媒介契約ごとに期日を1行で管理する台帳を作ります。Excel や共有のスプレッドシートでも始められます。
| 項目 | 書く内容の例 |
|---|---|
| 物件・売主様 | 緑町 マンション 〇〇様 |
| 担当者 | 小林（サブ：高橋） |
| 媒介契約の種類 | 専任／専属専任／一般 |
| 契約日・満了日 | 契約日と、3か月以内の満了日 |
| レインズの登録期限・登録日 | 休業日を除いて数えた期限と、実際に登録した日 |
| 業務報告の間隔 | 専任：14日以内／専属専任：7日以内 |
| 前回の報告日・次回の報告期日 | 報告したら、その日から次回の期日を引き直す |
| 更新の意向の確認日 | 満了の2週間前など、売主様に意向を伺う日 |
運用の手順
- 契約を受けた日に、期日をすべて入れる：契約日・満了日・レインズの登録期限・初回の報告期日を、その日のうちに台帳へ入れます。
- 報告の曜日を決める：専属専任なら毎週、専任なら隔週の決まった曜日に報告すると、期日を数え間違えにくくなります。期日ぎりぎりではなく、少し前倒しの曜日にしておきます。
- 報告したら「前回の報告日」を更新する：次回の期日は前回の報告日から数えます。予定日ではなく、実際に報告した日を記録します。
- 毎朝、期日が近い行を確かめる：「次回の報告期日が3日以内」「満了まで2週間以内」の行を抜き出して、その日の予定に入れます。
- 管理者が週に一度、台帳を見る：期日を過ぎた行がないかを確かめます。担当交代や長期休暇の前には、予定の引き継ぎを確認します。
- 更新したら、満了日と報告の予定を引き直す：更新後の期間も3か月が上限です。満了日を書き換え忘れないようにします。
業務報告に書く内容
報告は回数を守るだけでなく、売主様が売却の判断に使える内容にすると信頼につながります。次のような項目を、毎回同じ型でまとめると、担当者による差も小さくなります。
| 項目 | 内容の例 |
|---|---|
| 販売活動の状況 | ポータルサイト・チラシ・レインズへの掲載状況 |
| 反響 | 問い合わせの件数、資料請求の件数 |
| 内見 | 内見の件数と、検討された方の感想 |
| 申込み・商談 | 購入申込みの有無、条件の交渉の状況 |
| 市場の動き | 近くで売り出された物件、成約した物件の状況 |
| 次の打ち手 | 写真の撮り直し、広告の見直し、価格の相談など |
報告の文面の例（専属専任・反響が少ない週）
今週はポータルサイト経由のお問い合わせが1件、内見はありませんでした。近隣で同じ広さの住戸が売り出され、比較されている可能性があります。来週は室内写真を撮り直して掲載を更新し、反響の変化を次回のご報告でお伝えします。
報告した日時と内容は、あとから確かめられるように記録しておきます。担当が変わったときや、売主様から問い合わせがあったときに役立ちます。
期日の管理を、アプリに任せる
台帳での管理は、担当者が毎朝開いて確かめることが前提です。物件数や担当者が増えると、台帳を開くこと自体が漏れの原因になります。
KK総合コンサルティングの営業管理アプリは、不動産売買（仲介・媒介・買取）の会社向けの営業管理アプリです。媒介契約の種類（一般・専任・専属専任）を記録しておくと、期日をアプリが確かめてお知らせします。
- 業務報告の期日：専任・専属専任の売主様への業務報告を、期日の前日にお知らせ
- 媒介契約の満了：満了の14日前からお知らせ
- 毎朝1通のLINE：止まっている案件や期限を毎朝まとめて届けます（LINEを使っていない方にはメール）
- まず本人へ：お知らせは担当者本人に届き、対応すれば上司には上がりません。決めた日数を過ぎても動きがなければ、直属の管理者へ届きます
初期費用0円、1人から使えます。料金や機能の詳細は営業管理アプリのページをご覧ください。
※ この記事は一般的な説明です。個別の契約の扱いは、媒介契約書の内容や所管の行政庁の案内をご確認ください。
参考：e-Gov 法令検索 宅地建物取引業法（第34条の2）／e-Gov 法令検索 宅地建物取引業法施行規則（第15条の10）